Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι απαραίτητη προϋπόθεση για κάθε σχέση, είτε πρόκειται για ατομικές σχέσεις, για άτυπες ομάδες, σχέσεις ηγετών και πολιτών, και φυσικά, μεταξύ οργανισμών και των ομάδων-στόχων τους.

Αυτό που συμβαίνει συχνά, ειδικά στη σημερινή εποχή όπου έχουμε στη διάθεσή μας πληθώρα διαφορετικών μεθόδων επικοινωνίας, είναι ότι έχουμε την τάση να μπερδεύουμε υπερβολικά το κοινό μας, είτε προσπαθώντας πολύ λίγο είτε προσπαθώντας πάρα πολύ.

Ένα μήνυμα μπορεί να αφορά οποιοδήποτε θέμα, αφού εσείς καθορίζετε το περιεχόμενό του. Παρ’ όλα αυτά, είναι καλό να ακολουθείτε μερικούς κανόνες στη δημιουργία του, καθώς αυτοί βασίζονται στην εμπειρία ανθρώπων που δοκίμασαν, απέτυχαν και έμαθαν πριν από εσάς.

Φυσικά, το κοινό σας θα είναι ο καλύτερος κριτής σας και, ευτυχώς, στην ψηφιακή εποχή  είναι εύκολο και άμεσο να δείτε αν το μήνυμά σας έχει την απαραίτητη απήχηση. Δοκιμάστε το περιεχόμενό σας με την ομάδα-στόχο σας και προσαρμόστε το με βάση τα σχόλιά τους.

Φανταστείτε το εξής: ξεκάθαρα και περιεκτικά μηνύματα που αγγίζουν το κοινό σας βαθιά. Μηνύματα που τραβούν την προσοχή και εμπνέουν για δράση. Ακούγεται ωραίο, έτσι δεν είναι; Το να δημιουργήσετε αυτά τα αποτελεσματικά μηνύματα δεν είναι απαραίτητα μια δύσκολη και βαρετή διαδικασία. Αντιθέτως, μπορεί να είναι μια διασκεδαστική και ομαδική διαδικασία που ενεργοποιεί τη δημιουργικότητα και οδηγεί σε πραγματικά αποτελεσματική επικοινωνία.

Μπορείτε να διαμορφώσετε τα μηνύματά σας με τρόπο σαφή, δυναμικό και κατάλληλο για το κοινό σας, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα. Θυμηθείτε ότι το κλειδί είναι πάντα να διασκεδάζετε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας και να αξιοποιείτε τη δύναμη της ομαδικής δουλειάς.

Δημιουργώντας την ιδανική ομάδα

Το πρώτο βήμα είναι να φτιάξετε την ομάδα των ονείρων σας που θα αναλάβει τη δημιουργία των μηνυμάτων. Σκεφτείτε το σαν να φτιάχνετε ένα συγκρότημα – χρειάζεστε ένα συνδυασμό ταλέντων και διαφορετικών απόψεων. Για να δημιουργήσετε την τέλεια αρμονία, συμπεριλάβετε άτομα που γνωρίζουν βαθιά τις αξίες του οργανισμού σας. Αυτοί θα διασφαλίσουν ότι τα μηνύματά σας παραμένουν εναρμονισμένα με τη βασική αποστολή σας. Μην υποτιμάτε τη δύναμη των νέων ιδεών! Προσκαλέστε ενεργά μέλη της ομάδας, ακόμη και αρχάριους, για να δώσουν μια φρέσκια οπτική, αφού είναι σίγουρο ότι οι μοναδικές τους απόψεις μπορούν να σας βοηθήσουν να συνδεθείτε με την ομάδα-στόχο σας με αναπάντεχους τρόπους.

Προετοιμάζοντας το Έδαφος για την Επιτυχία

Τώρα που έχετε συγκεντρώσει την ιδανική ομάδα, ήρθε η ώρα να προετοιμάσετε το σκηνικό για μια παραγωγική και ενδιαφέρουσα διαδικασία. Αποφύγετε τη νοοτροπία του “να τα κάνουμε όλα με τον τυπικό τρόπο”. Σκεφτείτε τη διαδικασία δημιουργίας μηνυμάτων ως ένα συναρπαστικό και σημαντικό έργο, που θα  επηρεάσει σημαντικά την επιτυχία της οργάνωσής σας. Ενθουσιάστε τους πάντες για την πρόκληση που έρχεται! Ξεφύγετε από το τυπικό περιβάλλον γραφείου. Αν είναι δυνατόν, πηγαίνετε  σε έναν δημιουργικό χώρο ή ακόμη και σε εξωτερικό χώρο. Μια αλλαγή σκηνικού μπορεί να φέρει νέες ιδέες και να βοηθήσει την ομάδα σας να νιώσει  χαλαρή και ανοιχτή στην ανταλλαγή ιδεών. Σκεφτείτε πολύχρωμες διακοσμήσεις, άνετα καθίσματα και ίσως ακόμη και μερικά σνακ για να διατηρήσετε την ενέργεια σε υψηλά επίπεδα.

Η δημιουργική διαδικασία

Για να διασφαλίσετε ότι η διαδικασία ανταλλαγής ιδεών θα είναι αποδοτική και ευχάριστη, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

• Αφιερώστε αρκετό χρόνο σε ανοιχτές συζητήσεις. Ενθαρρύνετε όλους τους συμμετέχοντες να μοιραστούν τις σκέψεις τους, όσο παράξενες κι αν φαίνονται. Να θυμάστε, ο στόχος σας είναι να εξερευνήσετε κάθε πιθανή ιδέα και να ενισχύσετε τη δημιουργικότητα της ομάδας.
• Φανείτε δεκτικοί σε όλες τις ιδέες, ακόμη και αν στην αρχή φαίνονται αντισυμβατικές. Μερικές φορές, οι πιο ασυνήθιστες ιδέες μπορεί να οδηγήσουν σε σημαντικές ανακαλύψεις. Μην απορρίπτετε τις εναλλακτικές ιδέες και αποφύγετε την αυστηρή προσέγγιση.

Κατανόηση της ομάδας-στόχου σας

Τα πιο αποτελεσματικά μηνύματα είναι αυτά που έχουν απήχηση στην ομάδα-στόχο σας. Έτσι, πριν καταλήξετε στο ποια είναι τα βασικά σας μηνύματα, αφιερώστε λίγο χρόνο για να μπείτε στη θέση του κοινού σας. Σκεφτείτε τις ομοιότητες και τις διαφορές που υπάρχουν ανάμεσα στις ομάδες-στόχους σας. Ποιες είναι οι ανάγκες, οι αξίες και οι προκλήσεις που αντιμετωπίζουν; Τι είδους γλώσσα θα τραβήξει την προσοχή τους; Προχωρήστε ένα βήμα παραπέρα, προσκαλώντας ορισμένα άτομα της ομάδας-στόχου σας για σύντομες συνεντεύξεις. Ρωτήστε τους πώς τους φαίνονται τα μηνύματα που δημιουργήσατε και δείτε τις αντιδράσεις τους. Αυτή η πολύτιμη ανατροφοδότηση μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τα μηνύματά σας και να διασφαλίσετε ότι συνδέονται πραγματικά με τους ανθρώπους που προσπαθείτε να προσεγγίσετε.

Η δύναμη της θετικότητας

Ακόμα και τα πιο σημαντικά μηνύματα μπορούν να μεταδοθούν με τρόπο ελκυστικό και να μείνουν αξέχαστα. Το μυστικό; Μη φοβάστε να προσθέσετε λίγο χιούμορ ή προσωπικότητα στα μηνύματά σας. Μια ανάλαφρη προσέγγιση μπορεί να κάνει το μήνυμά σας πιο προσιτό και να δημιουργήσει μια θετική εντύπωση στην ομάδα-στόχο σας.

Πώς μοιάζει ένα “μήνυμα-κλειδί”;

Ένα αποτελεσματικό μήνυμα-κλειδί είναι:

• Σύντομο: 1-2 προτάσεις, με το πολύ τρία κόμματα.
• Ελκυστικό: Θα πρέπει να κεντρίζει το ενδιαφέρον του κοινού, ώστε να θέλει να μάθει περισσότερα.
• Σχετικό: Οι πληροφορίες του θα πρέπει να είναι οι απολύτως απαραίτητες – δεν είναι ο κατάλληλος χώρος για να συμπεριλάβετε όλα όσα θέλετε να πείτε.
• ΕΠΙΚΕΝΤΡΩΜΕΝΟ ΣΤΙΣ ΑΞΙΕΣ ΣΑΣ.