Για να επιλέξετε το κατάλληλο κανάλι επικοινωνίας, πρέπει να λάβετε υπόψη ορισμένους βασικούς παράγοντες που διασφαλίζουν ότι το μήνυμα θα παραδοθεί και θα ληφθεί αποτελεσματικά. Οι αρχές ισχύουν για κάθε τύπο οργανισμού. Παρακάτω παρουσιάζονται μερικά στοιχεία που πρέπει να έχετε κατα νου, και θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε το κατάλληλο κανάλι επικοινωνίας.

Κατανόηση του κοινού:

1. Δημογραφικά στοιχεία: Εξετάστε την ηλικία, τον τόπο διαμονής, τις προτιμήσεις και τις συνήθειες της ομάδας-στόχου σας. Ενώ οι νεότεροι σε ηλικία μπορεί να προτιμούν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, οι μεγαλύτεροι σε ηλικία ενδέχεται να προτιμούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ενημερωτικά δελτία για να λαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με την οργάνωσή σας και το περιεχόμενό της. Αυτές οι υποθέσεις πρέπει να ελέγχονται και να αναπροσαρμόζονται σε τακτά χρονικά διαστήματα.

2. Προτιμήσεις: Εντοπίστε ποια κανάλια χρησιμοποιεί και προτιμά η ομάδα-στόχος σας. Πραγματοποιήστε έρευνες ή αναλύστε προηγούμενες αλληλεπιδράσεις για να συγκεντρώσετε αυτές τις πληροφορίες. Οι έρευνες θα πρέπει να επαναλαμβάνονται τακτικά για να παρακολουθείτε τις αλλαγές στις προτιμήσεις και τη δημιουργία νέων καναλιών επικοινωνίας.

Καθορισμός του σκοπού:

1. Ενημερωτικός σκοπός: Αν ο στόχος είναι η ανταλλαγή πληροφοριών, τα κανάλια όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα ενημερωτικά δελτία ή οι ιστότοποι μπορεί να είναι κατάλληλα. Τα κανάλια αυτά μπορούν να λειτουργήσουν σε βραχυπρόθεσμο, μεσοπρόθεσμο και μακροπρόθεσμο επίπεδο. Μπορούν να είναι πιο δυναμικά ή στατικά, και να χρησιμεύουν ως σημείο αναφοράς (αρχείο).

2. Συμμετοχή: Όταν ο σκοπός είναι η συμμετοχή και η αλληλεπίδραση με το κοινό, τα διαδραστικά μέσα, όπως τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τα διαδικτυακά σεμινάρια (webinars) ή οι εκδηλώσεις δια ζώσης είναι τα πιο κατάλληλα. Αυτά τα κανάλια επιτρέπουν μεγαλύτερη εμπλοκή και ανταλλαγή ιδεών.

3. Άμεση ανάγκη: Για επείγοντα μηνύματα, οι εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων, τα SMS ή οι τηλεφωνικές κλήσεις είναι καταλληλότερες, καθώς προσφέρουν άμεση ανταπόκριση και επιταχύνουν τη λήψη αποφάσεων.

Τύποι μηνυμάτων:

1. Απλά μηνύματα: Για σύντομα και άμεσα μηνύματα, είναι καλύτερο να χρησιμοποιούνται κανάλια όπως τα άμεσα μηνύματα ή τα tweets. Αυτά τα κανάλια επιτρέπουν τη γρήγορη κατανόηση του περιεχομένου και την άμεση κινητοποίηση της ομάδας-στόχου.

2. Αναλυτικά μηνύματα: Εάν πρόκειται για σημαντικές ή λεπτομερείς πληροφορίες επιλέξτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τη σύνταξη αναλυτικών αναφορών ή τις προσωπικές συναντήσεις.

Δυνατότητες Καναλιών:

1. Πλούτος Καναλιών: Κάποια κανάλια επιτρέπουν πλουσιότερη επικοινωνία με οπτικοακουστικά στοιχεία, όπως βιντεοκλήσεις, ζωντανές μεταδόσεις και συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο. Αυτά τα κανάλια, επιτρέπουν άμεσες ανταλλαγές πληροφοριών και είναι ιδανικά για σύνθετα, περίπλοκα ή ευαίσθητα μηνύματα, όπου η ανατροφοδότηση είναι απαραίτητη. Τα κανάλια μέτριας επικοινωνιακής περιεκτικότητας, προσφέρουν μια ισορροπία μεταξύ δεδομένων και ανατροφοδότησης, επιτρέποντας κάποια αλληλεπίδραση. Τέλος, τα κανάλια με χαμηλότερη περιεκτικότητα επικοινωνίας, είναι κατάλληλα για σαφή και ξεκάθαρα μηνύματα όπου δεν απαιτείται άμεση ανατροφοδότηση.
2. Επίπεδο Διαδραστικότητας: Τα κανάλια που επιτρέπουν άμεσες απαντήσεις (όπως άμεσα μηνύματα ή τηλεφωνήματα) είναι χρήσιμα όταν χρειάζεται αλληλεπίδραση σε πραγματικό χρόνο.