Οι ενδιαφερόμενοι φορείς διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στην επιτυχία ή αποτυχία ενός έργου ή οργανισμού. Αν καταφέρουμε να κερδίσουμε την υποστήριξή τους, συμβάλουμε ουσιαστικά στην πρόοδο της οργάνωσής μας. Οι ενδιαφερόμενοι χωρίζονται σε δύο κύριες κατηγορίες: οι κύριοι, που επηρεάζονται άμεσα από τις δραστηριότητές μας, και οι δευτερεύοντες, που επηρεάζονται έμμεσα. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε πώς η συμβολή καθενός από αυτούς συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων της οργάνωσής μας.

Η εξασφάλιση υποστήριξης από διάφορους ενδιαφερόμενους φορείς απαιτεί στρατηγική και εξατομικευμένη προσέγγιση. Σε αυτόν τον οδηγό θα βρείτε βήματα και στρατηγικές για να εξασφαλίσετε αποτελεσματική υποστήριξη από τους ενδιαφερόμενους φορείς. Αυτό που είναι σίγουρο στη διάρκεια ζωής του έργου μιας οργάνωσης νεολαίας είναι ότι εμπλέκονται διαφορετικές κατηγορίες ατόμων. Όλες τους είναι μοναδικές και διαφορετικές και έχουν τα δικά τους χαρακτηριστικά και τον δικό τους ρόλο.

Ο καλύτερος τρόπος για να αποκτήσετε υποστήριξη – είναι να συνδεθείτε μαζί τους, να συνδεθείτε μαζί τους και να… συνδεθείτε μαζί τους! Αυτό σημαίνει να αφιερώσετε χρόνο, να τους γνωρίσετε και να τους ακούσετε – τις ανάγκες τους, τις επιθυμίες τους, τις ανησυχίες τους και τις προτάσεις τους.

Δημιουργήστε έναν χάρτη των ενδιαφερομένων μερών, ώστε να έχετε μια σαφή εικόνα για τη στρατηγική της οργάνωσής σας. Μετά την αποστολή και το όραμα, ο χάρτης αυτός είναι η βασική σας κατευθυντήρια γραμμή. Η χαρτογράφηση γίνεται με τον εντοπισμό όλων των πιθανών ενδιαφερομένων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που δείχνουν ενδιαφέρον ή έχουν επιρροή στα έργα και την οργάνωσης σας. Κατηγοριοποιήστε τους με βάση το επίπεδο επιρροής και ενδιαφέροντός τους. Μόνο όταν γνωρίζουμε καλά ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι (ομάδα-στόχος) μπορούμε να ξεκινήσουμε να σχεδιάζουμε την επικοινωνιακή στρατηγική της οργάνωσής  μας.

Δικτύωση και συνεργασία με διάφορους ενδιαφερόμενους φορείς

Η δικτύωση και η συνεργασία με διαφορετικούς ενδιαφερόμενους φορείς είναι καθοριστικής σημασίας για την επιτυχία των έργων της οργάνωσής σας.

Αφού καταγράψετε τους ενδιαφερόμενους και τους κατηγοριοποιήσετε βάσει της επιρροής, του ενδιαφέροντος και της σημασίας τους για την οργάνωσή σας, χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να φτιάξετε ένα επικοινωνιακό πλάνο που θα ανταποκρίνεται στις ανάγκες και τις προτιμήσεις τους.

Ας δούμε ένα πρακτικό παράδειγμα για το πώς μπορεί να αποτυπώνεται σχηματικά η συμμετοχή των ενδιαφερομένων για μια οργάνωση νεολαίας:

• Απευθείας Ωφελούμενοι (νέοι +) – Οργανώστε και εμπλέξτε νέους σε ένα έργο κοινοτικής προσφοράς που διαχειρίζεστε. Συγκεντρώστε τα σχόλιά τους σχετικά με αυτό και στη συνέχεια προβάλετε τις εμπειρίες και τις ιστορίες τους μέσω ενημερωτικών δελτίων, κοινωνικών δικτύων και εκδηλώσεων.

• Τοπική κοινότητα: Για να κατανοήσετε τις ανησυχίες και τις απόψεις της τοπικής κοινότητας, οργανώστε ανοιχτές συνεδριάσεις και φόρουμ. Εκεί, μπορείτε να συζητήσετε θέματα που αφορούν πρωτοβουλίες για νέους στην περιοχή σας.

• Εκπρόσωποι των τοπικών αρχών: Προγραμματίστε τακτικές ενημερώσεις και παρέχετε αναλυτικές αναφορές για να κρατάτε τους εκπροσώπους ενήμερους έτσι ώστε να τους συμπεριλαμβάνετε στα αποτελέσματα, στα εμπόδια και τις εξελίξεις του έργου.
• Προσωπικό: Διεξάγετε τακτικές συνεδριάσεις και εσωτερικές έρευνες για να εμπλέξετε το προσωπικό και τους εθελοντές σας, έτσι ώστε να διασφαλίσετε και να αντιμετωπίσετε τις ανάγκες και τις προτάσεις τους.
• Χρηματοδότες/δωρητές: Παρέχετε αναλυτικές οικονομικές αναφορές, οργανώστε συναντήσεις με τους χρηματοδότες και εξασφαλίστε διαφάνεια στην επικοινωνία σχετικά με τα αποτελέσματα, τους κινδύνους και τις ευκαιρίες.

• Διάφοροι Συνεργάτες: Δημιουργήστε ομάδες συνεργασίας και κοινές συνεδριάσεις σχεδιασμού για να ευθυγραμμίσετε τους στόχους σας και να εξασφαλίσετε αμοιβαίο όφελος.

Με τη συστηματική αναγνώριση, κατανόηση και συνεργασία με τους ενδιαφερόμενους φορείς, η οργάνωση σας μπορεί να χτίσει ισχυρές σχέσεις και να εξασφαλίσει την υποστήριξη που απαιτείται για την επίτευξη των στόχων του έργου σας. Όλα αυτά τα παραδείγματα αποτελούν μέρος του σχεδίου της εξωτερικής επικοινωνιακής στρατηγικής σας, καθώς πρόκειται για στοχευμένες δράσεις και ενέργειες.