Bij het kiezen van het juiste communicatiekanaal moet je rekening houden met een aantal belangrijke factoren om ervoor te zorgen dat de boodschap effectief wordt overgebracht en ontvangen. De principes zijn hetzelfde voor elk type organisatie. Hier zijn de factoren waarmee je rekening moet houden om het juiste communicatiekanaal te selecteren.

Het publiek begrijpen:

1. Demografie: Houd rekening met de leeftijd, locatie, voorkeuren en gewoonten van je doelgroep. Terwijl jongere doelgroepen wellicht de voorkeur geven aan sociale media, geven oudere doelgroepen wellicht de voorkeur aan e-mail of nieuwsbrieven om informatie te krijgen over je YO en het aanbod. Dit is de startveronderstelling, die we periodiek kunnen controleren en dienovereenkomstig kunnen aanpassen.
2. Voorkeuren: Bepaal welke kanalen je doelgroep gebruikt en verkiest. Voer enquêtes uit of analyseer eerdere interacties om deze informatie te verzamelen. Herhaal de enquêtes periodiek om veranderingen in voorkeuren en de ontwikkeling van nieuwe kanalen bij te houden.

Het doel definiëren:

1. Informatief: Als het doel is om informatie te delen, kunnen kanalen zoals e-mail, nieuwsbrieven of websites geschikt zijn. Deze kanalen kunnen gericht zijn op de korte, middellange en lange termijn. Ze kunnen dynamischer of statischer zijn, aantrekkelijker en/of dienen als referentiepunt (archief)..
2. Betrokkenheid: Voor interactieve of boeiende content zijn sociale media, webinars of live-evenementen effectiever.
3. Urgentie: Voor urgente berichten zijn instant messaging-apps, sms of telefoontjes het meest geschikt, omdat ze de tijd verkorten waarin iets moet worden gecommuniceerd of beslissingen moeten worden genomen.

Berichttypen:

1. Eenvoudige berichten: Het is effectiever om directe en eenvoudige kanalen te gebruiken, zoals instant messaging of tweets, want eenvoudige, korte berichten zijn gemakkelijker te begrijpen.
2. Gedetailleerde berichten: Voor complexe, belangrijke of gedetailleerde informatie – kies e-mail, gedetailleerde rapporten of face-to-face-vergaderingen.

Kanaalmogelijkheden:

1. Kanaalrijkdom: Sommige kanalen maken rijkere communicatie mogelijk met visuele en audio-elementen, zoals videogesprekken, live-uitzendingen en face-to-face-vergaderingen. Kanalen met een hoge mate van rijkdom maken directe uitwisseling van informatie mogelijk. Ze zijn ideaal voor complexe, dubbelzinnige of gevoelige berichten waarbij feedback essentieel is. Kanalen met gemiddelde rijkdom zorgen voor een balans tussen data en feedback, wat enige interactie en feedback mogelijk maakt. Kanalen met een lagere rijkdom kunnen worden gebruikt voor duidelijke, ondubbelzinnige berichten waarbij geen directe feedback nodig is.
2. Interactiviteitsniveau: Kanalen die directe feedback mogelijk maken (bijv. instant messaging, telefoongesprekken) zijn handig wanneer we betrokkenheid in realtime nodig hebben.